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13 mars 2007

Une journée sur la dématérialisation des archives

Tous les ans les étudiants en Information, Communication, Documentation (DESS et désormais Master) de l'université de Lille3 organisent chaque année des journées EGIDE (Echange sur la Gestion de l’Information et de la Documentation en Entreprise). Le cru 2007 est consacré aux enjeux stratégiques, organisationnels et juridiques de la dématérialisation des archives.

Le programme comporte six conférences :

• Les enjeux stratégiques de la dématérialisation des archives.
• Comment mettre en place un projet de dématérialisation ?
• De la modernisation à la pérennisation : enjeux, contexte juridique et cadre technique de la dématérialisation des archives publiques.
• La sécurité des archives dématérialisées.
• Un exemple de mise en place de la dématérialisation.
• La dématérialisation d'un point de vue juridique.

Cette journée à lieu le jeudi 29 Mars 2007 (de 9h à 17h) à la CCI Lille Métropole.
Pour plus d'informations, voir le site de la journée EGIDE 2007. Pour vous inscrire : c'est ici.

07 janvier 2007

Des ressources pour les archives

Tout d'abord, le Répertoire de ressources en gestion des archives (RRGA) de l'Université de Moncton au Canada recense de nombreuses ressources (anglophones ou francophones et pour partie spécifiques au Canada) disponibles sur internet selon la thématique suivante :

• Accroissement
• Analyse des besoins
• Classification
• Création de l'information
• Description et indexation
• Diffusion
• Évaluation
• Gestion
• Lois et normes
• Préservation

A noter que lors de l'utilisation du moteur de recherche, les résultats sont fournis au format XML et que chaque notice respecte le Dublin Core.

D'autre part, un lecteur m'a posé la question suivante : "Pouvez-vous m'indiquer un glossaire sur la toile plutôt exhaustif sur les termes techniques utilisés en archivistique francophone ?"
Les outils les plus complets et les plus fiables sont :

• Le projet de dictionnaire de terminologie archivistique française de la Direction des Archives de France date de 2002 et ne semble pas avoir été finalisé mais a abouti à une liste assez exhaustive de définitions. (le site de la DAF étant assez "fouillis", j'ai eu un peu de mal à la retrouver !)
• Le glossaire du PIAF (Portail Archivistique Francophone de l'Association internationale des archives francophones) a été réalisé par des archivistes de plusieurs pays francophones et "ne se veut aucunement prescriptif ou normatif".

Ils pourront être complétés par les glossaires d'Amig et de Locarchives que j'ai présentés dans un billet d'avril 2006, par le "tout petit" petit glossaire de termes archivistiques de l'Association des Archivistes Français, par les glossaires des Archives départementales de Saône et Loire ou du Val d'Oise et par les différentes ressources que l'on trouve en effectuant une recherche avancée dans le RRGA (sélectionner Terminologie dans la liste des Types).

02 octobre 2006

L'EAD sans peine

Jean-Luc Carmona, responsable informatique aux archives départementales du Morbihan a décidé d'aider ses petits camarades archivistes à encoder en EAD. Pour ceci il a mis au point un  éditeur qui permet d'écrire en EAD sans avoir besoin de connaître par coeur cette DTD.
Son outil s'appelle ATES, il s'appuie sur le logiciel XMLmind et permet de générer des éditions aux formats html et OpenOffice. Pour bien l'utiliser il est nécessaire d'avoir une bonne connaissance de la norme ISAD(G)... ce qui ne devrait pas être rédhibitoire pour un archiviste chevronné.

25 avril 2006

L'auto-archivage du web

Hanzo:web, dont les créateurs se définissent comme "a team of socially conscious geeks and archivists", est un service (encore en beta) qui permet à l'internaute d'archiver des sites ou des pages web, auxquels il peut affecter des tags. Après la Wayback Machine, voici donc l'archivage du web à la sauce web 2.0...
Si vous redoutez de ne plus pouvoir accéder à un de vos sites favoris, n'hésitez pas à l'archiver ! C'est d'ailleurs ce que nous consillent les créateurs d'Hanzo:web : "We have observed important and beautiful websites emerge and disappear from the web everyday. We believe that archiving the content of all sites is a social necessity and needs to take place now! To this effect we intend to archive all sites, pages and links that come through Hanzo and allow free access to this collection forever."

C'est un outil qui est vraiment très simple à utiliser : il suffit de créer un compte puis d'installer un bookmarklet qui permet d'ajouter des tags et des commentaires à la page ou au site que l'on souhaite archiver. Il est ensuite possible de partager son archive, de consulter les archives des autres utilisateurs à l'aide des tags, etc.

(Vu ici)

[edit] : l'archivage n'est évidemment pas instantané. J'espère que les sites que j'ai archivés seront bientôt visibles...

24 janvier 2006

L'archivage pérenne des documents numériques 2ème

La Gazette du CINES (Centre Informatique National de l'Enseignement supérieur) de décembre 2005 consacre un article à L'archivage pérenne des documents numériques (pdf, pp. 9-15).
Ces quelques pages introduisent d'abord la problématique (formats, supports, métadonnées, OAIS, etc...) et présentent ce que fait le CINES dans ce domaine. Je reproduis la conclusion qui résume bien à mon avis les écueils de la pérénnisation des documents numériques :

"L’archivage pérenne des documents numériques représente un défi nouveau. Les difficultés à surmonter sont réelles, et pour beaucoup d’entre elles encore méconnues. L’adversaire - le temps - est coriace et sort souvent gagnant des combats qu’il engage. Les solutions techniques - informatiques - aux problèmes posés sont aujourd’hui partielles et insatisfaisantes. Mais à la réflexion et avec un peu de recul, on s’aperçoit que les efforts à faire en priorité ne sont pas d’ordre technique.
Aujourd’hui, les premières réponses à apporter sont :

1. d’ordre culturel : un renforcement des collaborations entre informaticiens, archivistes et bibliothécaires est indispensable,
2. d’ordre organisationnel : de nouveaux processus métier et de nouvelles méthodes sont à définir, à mettre en oeuvre et à maîtriser.

Rien n’empêche d’entreprendre dès aujourd’hui ces deux démarches tout en mettant au banc d’essai des solutions techniques encore incomplètes dont on sait de toute façon qu’elles auront une durée de vie limitée. Rendez-vous donc dans… 30 ans"

[Via Urfist Info]

11 janvier 2006

L'archivage pérenne des documents numériques 1ère

Tel est le titre d'une intervention qui a eu lieu en décembre dernier dans le cadre des JRES (Journées Réseaux de l'Enseignement Supérieur) 2005. L'article est disponible ici et le diaporama là. Le programme complet avec les autres interventions, dont certaines très techniques, est ici. (Via Zaphir)
Les quelques diapos sur l'OAIS pour être complètées par le billet de Manue intitulé Qu'est ce que le modèle OAIS ? (pdf).

16 décembre 2005

A propos d'archivage du web

Le prochain examen de la loi DAVDSI (au cours de la semaine de Noël, comme par hasard) suscite des articles et réactions divers et variés sur ses différents points. Il en est un qui est un peu plus "consensuel" (et c'est un euphémisme) que (au hasard) la question des DRM : c'est l'archivage du web.
Cette semaine, j'ai repéré sur 2 articles que le sujet :

• chez zdnet : L'INA et la BNF prêts pour archiver l'internet
• pour l'Expansion : La BNF se met au défi d'archiver le web

En résumé (pour ceux qui ne seraient pas au courant) : le dépôt légal des sites web va être mis en place en France. L'INA (Institut National de l'Audiovisuel) sera chargé des sites relevant du domaine de l'audiovisuel et la BNF du reste. Et comme l'écrit justement zdnet : "au-delà de la collecte et de la conservation de ces données, l'INA et la BNF doivent travaillent également pour offrir les moyens d'une consultation aisée, par les chercheurs et les professionnels, de cette mémoire collective. Une problématique qui rejoint celle de la bibliothèque numérique européenne, dont Jean-Noël Jeanneney est l'un des principaux promoteurs".La problématique est donc l'indexation des contenus des sites web pour ensuite les mettre à disposition, c'est à dire les rendre accessibles au public.

Pour aller plus loin :

• La présentation (pdf) de l'expérience de la BNF en matière de collecte automatique de sites web au dernier Congrès de l'IFLA qui a eu lieu à Oslo en août dernier.
• Les actes du 5ème atelier international sur l'archivage du web qui a eu lieu à Vienne (Autriche) en septembre dernier.
• Un article sur le blog d'Emmanuel Barthe.
• Le billet du Culture et TIC qui cite l'article de l'Expansion.
• Et un billet que j'ai écrit en 2005 avec d'autres lectures recommandables.

03 décembre 2005

FDI et Conservation électronique des documents

Le Forum des droits sur l'internet a rendue publique cette semaine sa recommandation sur la conservation électronique des documents. Son objectif est de définir des modalités juridiques et de proposer des solutions pratiques pour les entreprises. Les principales recommandations :

• "Définir l’intégrité du document par le respect de sa lisibilité, de la stabilité du contenu informationnel et de la traçabilité des opérations sur le document.
• Inciter les entreprises à formaliser leur politique de conservation électronique des documents et à recourir à de bonnes pratiques tout au long des quatre étapes du processus de conservation (versement, enregistrement, gestion et restitution des documents).
• Au niveau des pouvoirs publics, engager une réflexion sur l’harmonisation des durées de conservation et de prescription au plan européen."

Sur le même thème, voir l'article de l'Atelier : La plupart des Européens sont susceptibles de perdre leurs données numériques.

Parlons un peu archives...

Le Portail International Archivistique Francophone (PIAF) a été inauguré il y a peu, l'annonce a été diffusée sur la liste archives-fr :
"Le 17 novembre 2005, à l’occasion de la tenue du Sommet mondial sur la Société de l’information à Tunis, l'Association internationale des archives francophones (AIAF) a lancé son Portail international archivistique francophone (PIAF). Ce site est un lieu virtuel de formation et d’échanges au service de tous les archivistes et gestionnaires de documents de la Francophonie."
Le PIAF propose notamment une formation en ligne : accessible à tous, "elle s’adresse en premier lieu aux employés, aux techniciens et aux professionnels des archives qui, souvent isolés dans leur milieu de travail, n’ont pas facilement accès à des cours de perfectionnement, ni à la littérature professionnelle en langue française". Il met aussi en ligne une base de données bibliographiques en français, un glossaire, etc. A noter que certaines parties du site sont encore en construction...

Sur la page d'accueil, il y a aussi une "fenêtre" actualités... Et là, je suis légèrement embarrassée car il s'agit en fait de syndication de contenu (ce qui n'est pas précisé...). Et le site qui est syndiqué est BlogOKat ! Je l'avais remarqué depuis quelques temps (quand le PIAF était encore en rodage) grâce aux statistiques de consultation de BlogOKat. [Apparté : outil redoutable me permettant d'en savoir un peu plus sur la "provenance" de mes lecteurs et parfois d'avoir quelques surprises en découvrant les requêtes Google qui ont permis aux internautes d'atterrir ici ;-)]
Il me semble que les personnes qui cliquent sur les liens de cette "fenêtre" actualités doivent être assez déçues car si j'évoque les archives, ce n'est qu'épisodiquement...  et certains de mes écrits ne sont pas du plus haut intérêt. Mais le fait est que l'AAF et l'AAQ ne proposent pas de fils RSS sur leurs sites et que (à ma connaissance) il n'y a pas d'archiviste blogueur...
[Rappel : BlogOKat est avant tout un blog personnel... Je ne suis pas archiviste, je suis juste amenée à intervenir parfois sur la problématique des documents numérique]

23 novembre 2005

Le portail français du Records Management

Le groupe métier Records management de l'ADBS et les membres de la commission Records management de l’AFNOR (CN11) ont décidé de mettre en ligne un portail français du Records Management afin d'offrir "une information claire, commentée, contextualisée" sur cette thématique.
Les objectifs affichés sont :

• "de vous aider à maîtriser les enjeux de la conception, du développement et de la mise en oeuvre d’une politique de Records management ;
• d’appuyer votre méthodologie sur les recommandations de la norme ISO 15489 ;
• de sensibiliser les personnes clés de votre organisme."

Il s'agit bien entendu d'un site tout récent, qui sera certainement enrichi au fil du temps... Pour suivre ses évolutions, rien ne vaut un fil RSS [trouvé par déduction : il s'agit d'un site réalisé sous SPIP, reconnaissable notamment grâce au magnifique vert de la colonne de gauche que j'appelle aussi "vert salle de bain" ;-)]

Merci le fil RSS de l'ADBS ;-)